SHPORA.net :: PDA

[ Back ]

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

• первичная обработка поступивших документов

• предварительное рассмотрение документов

• регистрация

• рассмотрение документов руководством

• направление на исполнение

• контроль исполнения

• подшивка документов в деле

• формирование дел

• оформление дел

• передача дел в архив

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации.

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.