SHPORA.net :: PDA

[ Back ]

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (деятельность по проверке состояния, хода и результатов деятельности организаций).

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения достигнутых результатов и проведения корректировок в случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль важен для успешного функционирования организации, т.к. без него начинается хаос и становится невозможно объединить деятельность каких-либо групп. «Контроль и определение направления – это синонимы» (П. Друкер).

Причины необходимости контроля:

1. Неопределенность (планы и организационные структуры – лишь видение будущего руководством; множество обстоятельств может препятствовать реализации задуманного, следовательно, для подготовки и правильной реакции на изменения организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен; организационные структуры имеют свои изъяны; сложно спрогнозировать реакцию работников на изменения внутренней среды).

2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций (высокая вероятность переплетения ошибок при анализе ситуации внутри организации и ошибок в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей ведет к кризису, и гибели в большинстве случаев нет необходимости постоянно прибегать к методам антикризисного управления).

3. Поддержание успеха (всемерная поддержка всего, что является успешным в деятельности организации; определение того, какие направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению её общих целей, что помогает адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды).

4. Широта контроля (контроль должен быть всеобъемлющим).

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Никакие другие функции управления нельзя рассматривать в отрыве от контроля (они фактически являются частью общей системы контроля в организации).

Виды контроля (способствуют тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым) по времени осуществления:

- по времени проведения

1. Предварительный – осуществляется до фактического начала работ (планирование и создание организационных структур). Основное средство осуществления предварительного контроля – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Он используется в сфере человеческих (анализ профессиональных знаний и навыков), материальных (выработка стандартов уровней качества и проведение проверок поступающих ресурсов) и финансовых (бюджетирование (текущее финансовое планирование)) ресурсов.

2. Текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объект – подсиненные, сотрудники. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение проблем и предложений по усовершенствованию деятельности позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкции. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для его осуществления аппарату необходима обратная связь (т.е. данные о полученных результатах).

Характеристики организационных систем с обратной связью:

- влияют входы для достижения требуемых характеристик на выходе.

- открытость (внешний элемент – руководитель регулярно воздействует на систему, внося изменения в её цели и функционирование).

- отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться внешними и внутренними факторами.

3. Заключительный – дает руководству информацию, необходимую для планирования, если подобную деятельность нужно будет осуществить в будущем, и способствует мотивации.

Обратная связь осуществляется после выполнения работы.

Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство оценивает реалистичность составления планов и сформулировать новые планы так, чтобы избежать результаты для определения мотивационного вознаграждения.

Таким образом, контроль позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достичь намеченных целей и помогает руководству решить вопрос, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

-по степени охвата: сплошной и выборочный

-по регулярности: непрерывный и эпизодичный

-по интенсивности: нормальный и усиленный.

Задачи контроля:

- отслеживание нечетко выраженных тенденций

- создание основы для оценки эффективности функционирования организации и работы персонала

- вскрытие нарушений, изъянов, ошибок, промахов и помощь в принятии оперативных мер по их устранению

- обнаружение во внутренней и внешней среде организации факторов, влияющих на её деятельность и обеспечение своевременного реагирования на них.

Ошибки процесса контроля:

- контроль по случаю (неполнота информации)

- контроль вдогонку (невозможность корректировки действия)

- тотальный контроль (несамостоятельность персонала)

- контроль из недоверия

- контроль ради наказания

- неинформирование о результатах контроля



Модель процесса контроля:







Планирование (цели и планы)





Внешний контроль:

- защита от фальсификации деятельности для исправления ошибок

- определение способов деятельности.

Внутренний контроль:

- преобладание групповых форм работы

- творческий характер деятельности

- неопределенность ресурсов.

Этапы контроля

На первом этапе определяются стандарты контроля – конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению (выбираются их целей организации, характеризуется наличием временных рамок и конкретного критерия оценки степени выполнения работы); прямые и косвенные. Трудно, но обязательно необходимо установить стандарты в НИОКР (на эффективность для организации), в области социальной ответственности, духовного состояния коллектива (текучесть).

На втором этапе контроля определяется соответствие реально полученных результатов установленным стандартам и допустимость обнаруженных отклонений от стандартов и принимается решение о необходимости действия.

На этом этапе определяется:

- масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги (иначе все усилия руководства нужно было сосредоточить на контроле). Определяется высшим руководством и имеет важное значение: если масштаб слишком большой, то можно пропустить надвигающийся кризис, а если маленький, то система контроля становится неэффективна (ЗР). Затраты на систему контроля: затраты времени, расходуемого работниками и руководителями на сбор, передачу и анализ информации, и затрат на используемые при этом виды оборудования.

Способ возможного увеличения экономической эффективности контроля – управление по принципу исключения (система контроля срабатывает только при наличии заметных отклонений от стандартов).

- измерении результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты (выбирается единица измерения, сопоставимая со стандартом; сопоставляется с деятельностью, подлежащей контролю, скорость, частота и точность измерений) Это наиболее крупный элемент затрат в процессе контроля (ЗР).

- передача информации. Необходимо обязательно довести до сведения работников организации как установленные стандарты, так и полученные результаты (точные, вовремя, в понятной форме), т.е. необходимо обеспечить эффективную связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто их выполняет.

- оценка информации о результатах. Оценивается важность информации (т.е. адекватность описания исследуемого явления и необходимость её для принятия решения с использованием политики организации, масштаба допустимых отклонений или личных оценок руководителей, оценивается корреляция запланированных и фактически полученных результатов с учетом риска).

На третьем этапе процесса контроля руководитель выбирает одну из следующих линий поведения.

- ничего не предпринимать (если установленные цели достигаются), но цикл контроля при этом продолжается.

- устранить отклонения (т.е. нужно понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действия) за счёт совершенствования внутренних переменных организации, функции управления им технологических процессов. Причиной проблем может быть любая переменная и вклад в отклонение результатов может давать сочетание различных факторов, поэтому нельзя выбрать одно корректированное действие.

- пересмотр стандартов (должен производится при пересмотре планов). Обычно служат симптомами проблем в процессе контроля или процессе планирования.

Контроль оказывает сильное и непосредственное влияние на поведение. Цель нарочитой наглядности и видимости процесса контроля – влияние на работников, которые будут сознательно избегать ошибок, сомнительных сделок и т.д.

Негативные последствия наглядности действия системы контроля

- поведение, ориентированное на контроль, т.е. подчиненные, делают то, что руководство хочет увидеть от них при проверке, а не то, чтобы достичь целей организации (подчиненные подчеркивают работу в области, где проводятся измерения и пренебрегают остальной).

- получение непригодной информации руководством (занижение целей и завышение необходимого количества ресурсов на нижних уровнях управления, в результате могут быть упущены важные возможности для развития организации).

Рекомендации науки о поведении по проведению эффективного контроля:

- установите осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками

- установите двустороннее общение (возможность обсуждения проблем системы контроля)

- избегайте чрезмерного контроля

- установите жесткие, но достижимые стандарты (с учетом потребностей и возможностей подчиненных)

- вознаграждайте за достижение стандарта.

Характеристика эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность (отражение и поддержание общих приоритетов организации); если вид деятельности имеет стратегическое значение для организации, то в этой области обязательно должна быть эффективная система контроля.

2. Ориентация на результаты (цель контроля – решение задач, стоящих перед организацией); информация о результатах контроля важна только, если доходит до лиц, имеющих право произвести соответствующие изменения (т.е. необходима интеграция контроля с другими функциями управления); средства контроля не должны быть более важны, чем подлинные цели организации.

3. Соответствие делу (виду деятельности) (контроль должен измерять и оценивать то, действительно важно).

4. Своевременность (адекватность временного интервала измерения или оценок контролируемому являнию0; устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Т.е. система эффективного контроля дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьётся кризис.

5. Простота (с точки зрения целей, для которых предназначен контроль); чем проще, тем меньше усилий и затрат и тем больше понимание со стороны исполнителей и других сотрудников.

6. Гибкость (способность приспосабливаться к изменениям).

7. Экономичность (усовершенствования и улучшения на последних этапах контроля требуют непропорционально больших затрат усилий и средств (ЗПрибыль); для определения реального соотношения затрат и результатов системы контроля нужно рассматривать краткой и долгосрочные аспекты). Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроль над ситуацией, а ведет к его потере.