SHPORA.net :: PDA

Login:
регистрация

Main
FAQ

гуманитарные науки
естественные науки
математические науки
технические науки
Search:
Title: | Body:

Документация СМК


Предисловие

Очевидно, что эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система.

Документирование системы качества, выполненное в систематической и последовательной манере, придает системе качества официальный статус, и должно:

• предъявлять перечень четких требований к персоналу;

• облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации;

• распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник, которому потребуется документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой документации;

• одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;

• способствовать эффективным изменениям руководства (Система качества не может быть жесткой; изменения должны вноситься в нее без затруднений. Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. Важно, чтобы обо всех изменениях требований незамедлительно сообщалось заинтересованным сотрудникам).

• обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения;

• облегчать мониторинг и проведение проверок системы.

В большинстве стандартов систем качества содержатся ссылки на документы и зарегистрированные данные. Эти понятия не следует путать, хотя в разговорной речи и те и другие называются одним словом «документы». При употреблении этих слов в отношении стандартов принято их следующее значение:

ИСО 9000:2000 определяет зарегистрированные данные, как

«документ, подтверждающий достигнутые результаты или представляющий доказательство о проделанной работе».

Следовательно, зарегистрированные данные - это подтверждение выполнения действия и полученных результатов.

«Документ» в стандарте означает

«информация и ее носитель».

«Документ» в контексте стандарта, следовательно, означает документ, в котором определены требования к тому, как необходимо выполнять деятельность.

Важно не забывать, что термин «документированный» в стандарте не означает «написанный». Система менеджмента качества, в частности, ее процедуры, могут быть документированы не только в печатном виде, но и в виде графиков, схем, чертежей, фотографий, аудиозаписей, видеозаписей и т.п. Документы могут создаваться на любом носителе информации - на дискетах, в электронном виде и т.п.

Важно, чтобы документация системы качества отражала реальную работу компании. Бюрократически составленные процедуры и рабочие инструкции и т.п., вызовут лишь нежелание их использовать, так как могут быть оторваны от ежедневной реальности.

Создание документированной системы качества не должно становиться «бумаготворчеством», следовательно, следует избегать создания лишних документов. Система качества должна быть тщательно спланирована, а ее документация эффективно разработана, и быть простой, ясной и легко управляемой.

Документация должна соответствовать культурному контексту организации. Аудитор второй или третьей стороны должен помнить, что документация создается для организации и ее сотрудников, а не для аудитора.

Аудитору не следует забывать содержание примечания 3 к разделу 4.2.1 стандарта ИСО 9001:2000

«Документы могут создаваться на любом носителе информации».

Возможны следующие виды оформления документации:

• письменная форма;

• схемы;

• рисунки;

• фотографии, эскизы или зарисовки;

• аудиозаписи;

• видеозаписи и т.п.

ДОКУМЕНТАЦИЯ

ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА

Поняв, чем является менеджмент качества, по существу состоящий из всей той деятельности по общему руководству, которая определяет и осуществляет политику в области качества, цели и ответственность, становится очевидным, что политика в области качества является краеугольным камнем системы качества. Все остальное в системе подчинено выполнению политики качества.

Политика в области качества определена в ИСО 9000:2000 следующим образом:

«основные направления и цели организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством».

Очевидно, что высшее руководство (руководство с исполнительной властью) организации, сделав заявление о своих намерениях, принимает на себя полную ответственность за качество. Его обязательства в области качества являются обязательными для успешного внедрения системы. Персонал должен знать, что такое заявление сделано высшим руководством компании.

Такое официальное заявление, даже сделанное совершенно искренне, может оказаться не ценнее листа бумаги, на котором оно изложено, если не подкреплено твердым обязательством и если не осуществляется на деле.

Что необходимо включить в политику в области качества?

ИСО 9001 : 2000 в подпункте 5.3 требует, чтобы политика в области качества:

a) соответствует целям организации;

b) включала обязательства по удовлетворению предъявляемых требований и постоянному улучшению;

c) создавала базу для установления и анализа целей в области качества;

d) была доведена до необходимых уровней организационной структуры Организации и понимаема на всех этих уровнях;

e) анализировалась с цепью постоянного поддержания ее пригодности.

Таким образом, документ политики в области качества должен содержать общие намерения, направления и цели в области качества. В нем также должна быть документированы или отражены обязательства высшего руководства в области качества. Однако, одного лишь общего красивого заявления недостаточно. Политика должна учитывать ожидания клиентов и организационные цели компании. Это заявление призвано указать всем сотрудникам и потенциальным клиентам на намерения компании в отношении качества и на ожидаемые преимущества.

Заявление о политике в области качества может быть, как кратким, так и длинным. Оно может состоять из нескольких предложений, а может занимать несколько страниц. Автор этой работы видел заявления о политике в области качества, состоящие из двух предложений, но соответствующие всем требованиям стандарта и обладающие силой и психологической значимостью. Но встречались и такие заявления о политике, которые, будучи длинными, не имели смысла и отношения к деятельности организации и ожиданиям клиентов.

Политика качества может быть издана в виде отдельного документа, но большинство компаний публикуют ее в Руководстве по качеству.

РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ

Компании составляют, документируют и применяют Руководства по качеству по разным положительным причинам, среди которых:

1. Это хороший способ ознакомить сотрудников с политикой компании в области качества, процедурами и требованиями.

2. Описание и создание эффективной системы качества.

3. Создание документированной основы для проведения проверки системы.

4. Сохранение действенности системы и ее требований в меняющихся условиях.

5. Уменьшение сроков обучения персонала требованиям системы качества, особенно в случаях смены сотрудников.

6. Подтверждение соответствия стандартам ИСО 9001, 9002, 9003;

7. Подтверждение соответствия системы качества требованиям контракта с клиентом, и, особенно в целях подготовки к сертификации.

8. Хорошо составленное Руководство по качеству может стать полезным дополнением к рекламной литературе. В нем будут изложены не только намерения организации удовлетворить ожидания и потребности потребителя, но и, по крайней мере, та работа, которая ведется для достижения этого.

Не существует единых правил о том, как составлять Руководство по качеству. Некоторые руководящие указания общего характера можно найти в ИСО 10013: 1995.

В основе структуры Руководства по качеству могут лежать пункты или подпункты соответствующего стандарта систем качества или иного руководящего документа. Следует особо отметить, что ИСО 9001 не требует выполнения ссылок на пункты стандарта или использования названия пунктов. Например, нет необходимости выводить на титульный лист слова «политика в области качества»; ее можно назвать, к примеру, «заявление о целях». Также необязательно называть «Руководство по качеству» именно таким образом. Его можно назвать любым образом, например, «Наша книга» или «Руководство по управлению». Если оно отвечает требованиям стандарта, название, заголовки или подзаголовки не имеют значения.

При другом подходе можно организовать структуру Руководства таким образом, чтобы она отражала характер организации.

Аудиторам следует помнить, что система качества призвана служить организации, а не организация - системе качества.

Документация системы качества должна иметь структуру, максимально соответствующую организации.

Руководство по качеству может:

• быть простым сборником документированных процедур системы качества и прочих необходимых документов;

• быть разделом или объединением документов системы качества, если существует не только одно руководство;

• являться серией документированных процедур для специального применения;

• включать в себя более одного документа или уровня;

• иметь единую суть со специальными приложениями;

• являться отдельным документом;

• быть чем-то отличным от вышеперечисленного в связи с организационными потребностями.

Типовое руководство по качеству

Руководство по качеству должно включать:

a) область распространения системы руководства качеством с указанием подробного обоснования любых исключений;

b) документированные процедуры или ссылки на них;

с) описание взаимодействия процессов, включенных в систему менеджмента качества.

И вновь, кроме официальной информации, необходимой для осуществления управления, Руководство по качеству содержит следующее:

1. Заявление о политике в области качества

2. Введение, охватывающее:

a) Цели.

b) Область применения системы качества, указывающую на:

• руководящий стандарт системы качества;

• средства, персонал и продукцию, попадающие под область применения системы.

c) представление компании, включающее:

• историю

• мощность производства

• продукцию

• основные достижения

3. Утверждение, поправки и рассылку.

4. Толкование терминов.

5. Обзор системы качества и ее структуры

6. Приложения.

Описание условий деятельности, развития, производственных мощностей и основных достижений компании, как правило, включается в Руководство потому, что последнее может использоваться и как рекламная литература, а также в целях сертификации. По этим же причинам многие компании предпочитают иметь Руководство, отпечатанное типографским способом, зачастую содержащее иллюстрации, фотографии, копии сертификатов, премий в области качества и т.п. Такой подход требует больших затрат, поскольку в случае редактирования документа, необходимо вновь издавать Руководство.